¿pueden la web 2.0 y la productividad personal mejorar nuestras Administraciones?

Pensaba el otro día sobre el sentido de este blog. ¿Para qué quiero mantenerlo? ¿Qué me proporciona? Todo un ejercicio de reflexión y enfoque. Ya contaba en un post anterior cuál es la función principal de este blog: es el cuaderno de bitácoras de mi aprendizaje. Quiero mantenerlo porque me gustaría de alguna forma reflexionar, aprender y, en cierta medida, contribuir a la mejora de la Administración. Soy un funcionario con vocación de servicio público. Soy un servidor público (public servant, como dicen nuestros vecinos anglosajones). De hecho creo que esta expresión refleja mucho mejor nuestra función; y de paso evita las connotaciones negativas que quieren dar a la palabra «funcionario».

open government y gobernanza colaborativa

A través del blog de notas de Juan Freire he conocido la ponencia «Open Government y Gobernanza Colaborativa: El (inevitable) camino hacia un nuevo paradigma de Gobierno y Gestión Pública. Estado del arte, desafíos y propuestas« de Alvaro V. Ramírez-Alujas (GIGAPP – Instituto Universitario de Investigación Ortega y Gasset) presentada en el X CONGRESO de la Asociación Española de Ciencia Política y de la Administración (AECPA), «La política en la red», celebrado en Murcia, del 7 al 9 de Septiembre de 2011.

centro universitario 2.0, ¿realidad o ficción?

¿Centro Universitario 2.0? ¡Tu estás loco, David!

Seguramente eso es lo que piensa más de uno, pero yo insisto: no es ciencia ficción, tenemos a mano las herramientas. Hace ya más de 2 años presenté una propuesta en la que uno de los ejes estratégicos era la «Proximidad».

Proximidad entendida como vía para lograr un servicio más accesible y cercano al cliente, con independencia de donde se encuentre. Para ello sería necesario desarrollar instrumentos de atención e información que garanticen la accesibilidad y la seguridad de las transacciones, que vengan a reforzar los canales tradicionales (presencial y telefónico) aprovechando las tecnologías de la información y la comunicación, y que favorezcan la participación activa

Para avanzar en esta línea planteaba 3 objetivos:

proyectos secuestradores

En más de una ocasión he comentado por aquí que una de las cosas que más me gustan del método GTD es la tranquilidad y sensación de seguridad con la que puedes aparcar tus frentes abiertos cuando las circunstancias lo requieren.

Todos en algún momento tenemos la necesidad (o la obligación) de desconectar de la rutina en algún momento. Lo que no todos conseguimos es hacerlo con el suficiente control sobre los asuntos pendientes. GTD te permite hacerlo evitando, además el estrés que muchas veces provoca ausentarte un tiempo de tu campo de batalla.

Las circunstancias que te mantengan «out» pueden ser muy variadas. Hoy quiero centrarme en los proyectos secuestradores. Te preguntarás qué leches quiero decir con proyectos secuestradores. O quizás no. Quizás tú también sufras el secuestro con alguno de tus proyectos y ya te formes una idea de a qué me refiero.

el coste de exprimir

Ayer asistí a una sesión formativa organizada por la Agencia Andaluza de Evaluación (AGAE) en la que responsables de la Agencia Nacional de Evaluación y Acreditación (ANECA) explicaron el funcionamiento de la nueva aplicación informática del Ministerio de Educacion para la tramitación de las solicitudes de verificación de los nuevos Títulos oficiales universitarios. La experiencia merece un mini-post improvisado a vuelapluma (o mejor dicho, a vuela-iPhone).
En primer lugar me llamó la atención la escasa antelación con la que se convoca una acción formativa a la que deben asistir representantes de todas las Universidades Andaluzas; el viernes me avisan para ir el lunes a Córdoba.

¡seamos subversivos!, ese es el camino

Leer a Manel [cumClavis] es siempre un gustazo. Pero hoy, con «Del espacio de cada uno o del cada uno y su espacio…» y más aún al releer «Reflexología y subversión«, me ha hecho reflexionar sobre el por qué empecé a bloguear. Y lo hice porque estaba harto de que las cosas se hagan de la forma en que se han hecho siempre. Lo hice porque soy un inconformista, porque me gusta aprender de lo que veo por ahí, y porque creo que todos podemos hacer algo por mejorar las cosas.

Cuenta Manel en su post las respuestas que frecuentemente se encuentra durante el análisis de las experiencias de innovación y gestión del cambio en la Administración Pública.

se buscan funcionarios emprendedores

Creo que todos somos conscientes de que la imagen de la Administración Pública, y especialmente de los Funcionarios, está por los suelos. Algunos políticos y medios de comunicación se han encargado en el último año de desprestigiar aún más si cabe la labor del sector público. Pero el punto de partida no era tampoco muy bueno. La cultura burocrática e inmovilista propia de la Administración  ya contaba con el rechazo de la ciudadanía.

No sé tú, pero yo ya estoy harto. Creo que hace falta dignificar la labor de los funcionarios y empleados públicos en general. Pero además estoy convencido de la necesidad de evolucionar la Administración Pública. Y como yo hay otros. Tenemos que unirnos, colaborar y participar en la evolución de la Administración.

Esta es la razón por la que entre unos pocos colegas hemos promovido el Manifiesto Funcionarios Emprendedores (Manifiesto Funkzionata), al que ya se están sumando un buen número de empleados públicos, profesionales colaboradores de la Administración, ciudadanos y algún que otro político. Te invito a que le eches un vistazo y, si te gustan las ideas y principios que proponemos, si te sientes identificado/a o si te gustaría aplicar tú tambien esos principios, por favor, apóyalo. Y si no, discútelo, coméntalo, mejóralo!! (puedes leer el Manifiesto aquí)

procesa tus cosas de forma sistemática

Como ya he dicho en alguna ocasión por aquí, el método “Getting Things Done” (GTD) es un conjunto de técnicas sencillas, que de forma separada se ven lógicas y que incluso es posible aplicarlas de forma natural sin ni siquiera saber qué leche es este método. Pero el beneficio de GTD se incrementa exponencialmente al aplicar estas técnicas de forma sistemática, incorporándolas en tu rutina. El objetivo final está claro: incrementar la productividad sin estrés. A ello aspiro yo, y poco a poco siento que lo estoy consiguiendo. Voy aprendiendo, lo voy asimilando como algo natural, el método se va incardinando en mi día a día:

1º Asumí que, como funkzionata, todo el día estoy trabajando con información y que para poder llegar a «La Zona» tengo que vaciar la mente.

2º Puse una bandeja de entrada en mi vida, un contenedor en el que echar las cosas que normalmente iban a parar a la mente.

3º Aprendí a identificar las acciones de mis compromisos, y es que la tarea no se supone, sino que ha de determinarse; no basta con que tengas anotado en tu lista de cosas pendientes, o en tu bandeja de entrada, que tienes que «llevar el coche al taller». ¿Has cogido cita en el taller? ¿No?, pues entonces primero deberás hacerlo, ¿verdad? ¿Y el número de teléfono, lo tienes localizado, te lo sabes? Pues entonces la primera acción será «Buscar el teléfono del taller y llamar para coger cita».

Pero el meollo del asunto, la clave del método GTD, lo que hace que estas técnicas las vayas asimilando y aplicando en tu rutina, está en el procesamiento sistemático. Para conseguir confiar en mi sistema de organización no es suficiente con tener anotadas las reuniones o plazos que vencen en mi agenda. Esto, como la mayoría de la gente, ya lo hacía antes. No, no era suficiente . La tranquilidad, la sensación de control, sólo la conseguí cuando descubrí que tenía las acciones de mis frentes abiertos y la información que necesito para trabajar confiadas en un sistema concreto. Un sistema ajeno a mi mente. Un sistema al que puedo recurrir cuando lo necesito. Esto sí que es un gustazo. Ahora sí que confío en mí mismo.

identifica las acciones de tus compromisos

Si has llegado hasta aquí siguiendo la serie de entradas que estoy publicando en el blog sobre el método “Getting Things Done” (GTD) ya tendrás una ligera idea para saber de qué va. Puede que incluso te haya “picado” después de decirte que, cuando se trabaja con información, el primer paso para llegar a La Zona y para evitar el estrés es vaciar la mente. Y para ello, ya te contaba el otro día que lo mejor es poner una bandeja de entrada en tu vida, un contenedor en el que las cosas que normalmente iban a parar a tu mente, queden depositadas físicamente en un lugar fijo.

Pues bien, hoy quiero continuar contándote lo siguiente que aprendí al leer a David Allen. ¿Te has preguntado alguna vez por qué hay cosas que sabes que tienes que hacer, que las tienes ahí delante día tras día, pero la pospones una y otra vez? ¿Por qué no consigues ponerte a ello? ¿Por qué lo aplazas continuamente? ¿Cuál es el motivo de tu procrastinación?

pon una bandeja de entrada en tu vida

Retomo hoy la serie que inicié en el verano sobre mi experiencia con el método GTD para la mejora de la productividad personal sin estrés, y sus posibles beneficios para gente como yo: funkzionatas.

Dejé el asunto contándote mi primer aprendizaje cuando leí el libro de David Allen, propulsor de «Getting Things Done»: los funcionarios somos trabajadores del conocimiento. Hasta entonces no me lo había planteado. Sí, había escuchado y leído mucho acerca de la gestión del conocimiento.

«Las organizaciones deben favorecer la transferencia de conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización».

Pero eso, traducido al día a día, ¿cómo se hace? Y, es más, ¿la gestión del conocimiento sólo es útil para la organización? ¿Yo no puedo gestionar mi propio conocimiento? Pues yo descubrí, gracias a GTD, que lo que yo hago diariamente es aplicar conocimientos, pero que éstos no los gestionaba de ninguna forma especial. Así pues, si volvía a planteárseme un asunto en lo que me era necesario aplicar conocimientos ya aprendidos en el pasado, me podían pasar varias cosas: o bien tenía suerte y me acordaba “de cabeza”, o bien a lo mejor me sonaba el tema y recordaba por dónde podía haber archivado documentación sobre ese asunto, o bien al final tenía que volver a empezar de cero.