proyectos secuestradores

En más de una ocasión he comentado por aquí que una de las cosas que más me gustan del método GTD es la tranquilidad y sensación de seguridad con la que puedes aparcar tus frentes abiertos cuando las circunstancias lo requieren.

Todos en algún momento tenemos la necesidad (o la obligación) de desconectar de la rutina en algún momento. Lo que no todos conseguimos es hacerlo con el suficiente control sobre los asuntos pendientes. GTD te permite hacerlo evitando, además el estrés que muchas veces provoca ausentarte un tiempo de tu campo de batalla.

Las circunstancias que te mantengan «out» pueden ser muy variadas. Hoy quiero centrarme en los proyectos secuestradores. Te preguntarás qué leches quiero decir con proyectos secuestradores. O quizás no. Quizás tú también sufras el secuestro con alguno de tus proyectos y ya te formes una idea de a qué me refiero.

En el ámbito de la Administración es muy frecuente encontrarte con proyectos (llámalos convocatorias, solicitudes, justificaciones, alegaciones…) en los que hay un plazo que cumplir sí o sí. Da igual que tú tengas otros 50 proyectos entre tus frentes. Hay que cerrar el que vence y lo demás pasa a un segundo plano. Sí, ya sé, los puristas de la productividad personal (o de la mal llamada «gestión del tiempo«) dirán que con una buena organizacion no llegarás al final del plazo con la lengua fuera. A ellos los ponía yo a trabajar en algunos de mis proyectos 😛

Un proyecto secuestrador requiere toda tu atención, todos tus esfuerzos. Necesita que, en la medida de lo posible, todo tu tiempo se lo dediques a él. Aparca todo lo que no sea para YA. Dejalo todo y céntrate solo en mí, te dice el secuestrador.

Por mucho que no me guste dedicar todo mi tiempo a las urgencias, a apagar fuegos, a hacer de bombero de la organización, este tipo de proyectos son una excepción. Sientes que durante las horas, los días, o puede que incluso algunas semanas, en las que dedicas todas tus energías al proyecto, todo lo demás se paraliza. No tienes elección. O cierras EL PROYECTO o todo se va al traste. Da igual tus prioridades. Todo tu tiempo es [debe ser] para EL PROYECTO.

En ello estoy ahora. Así llevo un par de semanas. Cansa, no lo niego. Pero al menos lo puedo hacer manteniendo la sensación de control sobre todos los frentes abiertos que he dejado paralizados. La lección que estoy aprendiendo [o eso intento] sobre cómo manejar esta situación para centrarme al máximo en EL PROYECTO es la siguiente:

• Limito al máximo el tiempo que dedico a mi rutina diaria. El correo electrónico hoy en día es posiblemente una de las mayores fuentes de distracción, debes evitar caer en la trampa del chequeo constante del Email. En mi rutina diaria ya suelo ser bastante metódico con el correo electrónico. Pero ahora, estando con un proyecto secuestrador, voy más allá: sólo 1 pomodoro (25 minutos cronometrados) a mitad del día para el correo.
• Recopilo todo lo que vaya surgiendo en mi bandeja de entrada, pero nada más. De ahí las cosas no se van a escapar. Todo puede esperar. Estoy con EL PROYECTO. Procuro limitarme a procesar las entradas al final de la jornada, cuando mis energías ya están por los suelos.
• Antes de marcharme de la oficina, elijo dos tareas muy importantes (TMI), de las que tengo en mi lista de próximas acciones. La siguiente jornada la inicio dedicándole un tiempo limitado a las TMI elegidas. Pero lo hago cronometrándome 2 pomodoros seguidos (50 minutos). ¡Y listo! todo el resto de la jornada tiene que ser para EL PROYECTO.
• Informo, por activa y por pasiva, a todos los que me rodean que estoy con EL PROYECTO. De esta forma procuro [conseguir] evitar las continuas interrupciones de mi jefe, colaboradoras y compañeras.
• Desvío mi teléfono a mi compañera y si no, lo descuelgo; que el buzón de voz haga su trabajo. Después, cuando me vaya a tomar un respiro, escucho los mensajes y devuelvo las llamadas que lo requieran.
• Hago una estimación del tiempo «a saco» que le voy a dedicar en la jornada a EL PROYECTO. Ya he comentado alguna vez que utilizo la técnica pomodoro para concentrarme y evitar las distracciones. Por ello la estimación la hago en «pomodoros» (25 minutos + 5 de descanso). Lo registro en mi Pomodairo.
• ¿Todo preparado? Cierro la puerta de mi despacho y…. ¡al lío! Pulso «start» en Pomodairo y ya sólo estoy para EL PROYECTO.

Este es el ideal, esto es lo que intento. Claro está que no lo consigo a rajatabla. Muchos de los otros frentes me reclaman continuamente, me interrumpen. Pero me viene muy bien tener presente mi plan del día para desviarme lo mínimo posible y minimizar las interrupciones. ¿Y tú, qué haces para evadirte cuando tienes que estar con EL PROYECTO?

Foto: Tonymadrid en Flickr