¿pueden la web 2.0 y la productividad personal mejorar nuestras Administraciones?

Pensaba el otro día sobre el sentido de este blog. ¿Para qué quiero mantenerlo? ¿Qué me proporciona? Todo un ejercicio de reflexión y enfoque. Ya contaba en un post anterior cuál es la función principal de este blog: es el cuaderno de bitácoras de mi aprendizaje. Quiero mantenerlo porque me gustaría de alguna forma reflexionar, aprender y, en cierta medida, contribuir a la mejora de la Administración. Soy un funcionario con vocación de servicio público. Soy un servidor público (public servant, como dicen nuestros vecinos anglosajones). De hecho creo que esta expresión refleja mucho mejor nuestra función; y de paso evita las connotaciones negativas que quieren dar a la palabra «funcionario».

mejorando la eficiencia de la gestión universitaria

Hace unos meses realicé un curso sobre «Web 2.0 y Herramientas para el Community Manager» en IEBS. El último trabajo que se pedía era la la resolución del caso práctico en el que se identificaran las fuentes de información que permitiesen avanzar en la consecución de los objetivos planteados en la web 2.0.

El caso práctico lo resolví plasmando las ideas que me llevaron en su momento a abrir este blog. El tema elegido fue: la  mejora de la eficiencia en la gestión universitaria. Ámbito en el que desarrollo mi actividad profesional.

Como sé que entre los pocos lectores del blog figuran algunos colegas, publico a continuación el caso por si pudieran servirles también las fuentes de información identificadas.

proyectos secuestradores

En más de una ocasión he comentado por aquí que una de las cosas que más me gustan del método GTD es la tranquilidad y sensación de seguridad con la que puedes aparcar tus frentes abiertos cuando las circunstancias lo requieren.

Todos en algún momento tenemos la necesidad (o la obligación) de desconectar de la rutina en algún momento. Lo que no todos conseguimos es hacerlo con el suficiente control sobre los asuntos pendientes. GTD te permite hacerlo evitando, además el estrés que muchas veces provoca ausentarte un tiempo de tu campo de batalla.

Las circunstancias que te mantengan «out» pueden ser muy variadas. Hoy quiero centrarme en los proyectos secuestradores. Te preguntarás qué leches quiero decir con proyectos secuestradores. O quizás no. Quizás tú también sufras el secuestro con alguno de tus proyectos y ya te formes una idea de a qué me refiero.

subiendo a 9.000 metros. balance y objetivos anuales

Con el año 2010 ya finiquitado es tiempo de hacer balance. Es momento de subir a 9.000 metros de altura según el modelo de seis niveles para revisar el trabajo. Toca revisar si lo que se ha hecho en los niveles inferiores ha contribuido para aproximarnos a la consecución de los objetivos anuales, o si es necesario renegociar los objetivos inicialmente planteados. Es el momento también de realizar los propósitos para el nuevo año y corroborar que los objetivos planteados en los niveles superiores (12.000 y 15.000 metros) siguen siendo válidos.

concéntrate y evita las distracciones

Si tu trabajo requiere concentración o estás estudiando quizás te puedan interesar algunos truquillos que desde un tiempo a esta parte estoy aplicando en mi día a día.

Yo suelo perder la concentración con mucha facilidad, lo que me cabrea enormemente, porque las «cosas» con las que estoy se me eternizan. Gran parte de mi trabajo consiste en analizar y estudiar información que, en la mayoría de los casos, está recopilada en varios documentos, lo que me obliga a trabajar con 2 ó 3 a la vez. Si cuando estoy enfrascado en un estudio me distraigo, es muy fácil que me pierda y al final tenga que volver a empezar, o que pierda un tiempo precioso en retomar el asunto por donde iba.

Pero además de mi trabajo profesional, también estudio. Y me pasa lo mismo. Me pongo a estudiar, una distracción y eah!… a volver a empezar!!. Y no hay nada que me fruste más que terminar una sesión de estudio y ver que no he avanzado apenas. Si encima los exámenes están ya cerca, el estrés, los nervios, o como lo quieras llamar, me causa más presión, lo que me hace cabrearme aún más cuando noto que no estoy avanzando.

Pero hay un truco para evitar esto. Un truco que a mí me ayuda a concentrarme y que descubrí (gracias a Berto Pena) hace poco menos de un año: la Técnica Pomodoro. Claro está, que para aprovechar de verdad los beneficios de esta técnica, lo ideal sería que primero tengas la mente como el agua, para así poder trabajar en «la Zona«. Y es que cuando se trabaja con información (y estudiar es ésto) no conozco nada mejor que aplicar el método GTD, del que suelo hablar en este blog (pero GTD no se implanta de la noche a la mañana).

procesa tus cosas de forma sistemática

Como ya he dicho en alguna ocasión por aquí, el método “Getting Things Done” (GTD) es un conjunto de técnicas sencillas, que de forma separada se ven lógicas y que incluso es posible aplicarlas de forma natural sin ni siquiera saber qué leche es este método. Pero el beneficio de GTD se incrementa exponencialmente al aplicar estas técnicas de forma sistemática, incorporándolas en tu rutina. El objetivo final está claro: incrementar la productividad sin estrés. A ello aspiro yo, y poco a poco siento que lo estoy consiguiendo. Voy aprendiendo, lo voy asimilando como algo natural, el método se va incardinando en mi día a día:

1º Asumí que, como funkzionata, todo el día estoy trabajando con información y que para poder llegar a «La Zona» tengo que vaciar la mente.

2º Puse una bandeja de entrada en mi vida, un contenedor en el que echar las cosas que normalmente iban a parar a la mente.

3º Aprendí a identificar las acciones de mis compromisos, y es que la tarea no se supone, sino que ha de determinarse; no basta con que tengas anotado en tu lista de cosas pendientes, o en tu bandeja de entrada, que tienes que «llevar el coche al taller». ¿Has cogido cita en el taller? ¿No?, pues entonces primero deberás hacerlo, ¿verdad? ¿Y el número de teléfono, lo tienes localizado, te lo sabes? Pues entonces la primera acción será «Buscar el teléfono del taller y llamar para coger cita».

Pero el meollo del asunto, la clave del método GTD, lo que hace que estas técnicas las vayas asimilando y aplicando en tu rutina, está en el procesamiento sistemático. Para conseguir confiar en mi sistema de organización no es suficiente con tener anotadas las reuniones o plazos que vencen en mi agenda. Esto, como la mayoría de la gente, ya lo hacía antes. No, no era suficiente . La tranquilidad, la sensación de control, sólo la conseguí cuando descubrí que tenía las acciones de mis frentes abiertos y la información que necesito para trabajar confiadas en un sistema concreto. Un sistema ajeno a mi mente. Un sistema al que puedo recurrir cuando lo necesito. Esto sí que es un gustazo. Ahora sí que confío en mí mismo.

identifica las acciones de tus compromisos

Si has llegado hasta aquí siguiendo la serie de entradas que estoy publicando en el blog sobre el método “Getting Things Done” (GTD) ya tendrás una ligera idea para saber de qué va. Puede que incluso te haya “picado” después de decirte que, cuando se trabaja con información, el primer paso para llegar a La Zona y para evitar el estrés es vaciar la mente. Y para ello, ya te contaba el otro día que lo mejor es poner una bandeja de entrada en tu vida, un contenedor en el que las cosas que normalmente iban a parar a tu mente, queden depositadas físicamente en un lugar fijo.

Pues bien, hoy quiero continuar contándote lo siguiente que aprendí al leer a David Allen. ¿Te has preguntado alguna vez por qué hay cosas que sabes que tienes que hacer, que las tienes ahí delante día tras día, pero la pospones una y otra vez? ¿Por qué no consigues ponerte a ello? ¿Por qué lo aplazas continuamente? ¿Cuál es el motivo de tu procrastinación?

pon una bandeja de entrada en tu vida

Retomo hoy la serie que inicié en el verano sobre mi experiencia con el método GTD para la mejora de la productividad personal sin estrés, y sus posibles beneficios para gente como yo: funkzionatas.

Dejé el asunto contándote mi primer aprendizaje cuando leí el libro de David Allen, propulsor de «Getting Things Done»: los funcionarios somos trabajadores del conocimiento. Hasta entonces no me lo había planteado. Sí, había escuchado y leído mucho acerca de la gestión del conocimiento.

«Las organizaciones deben favorecer la transferencia de conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización».

Pero eso, traducido al día a día, ¿cómo se hace? Y, es más, ¿la gestión del conocimiento sólo es útil para la organización? ¿Yo no puedo gestionar mi propio conocimiento? Pues yo descubrí, gracias a GTD, que lo que yo hago diariamente es aplicar conocimientos, pero que éstos no los gestionaba de ninguna forma especial. Así pues, si volvía a planteárseme un asunto en lo que me era necesario aplicar conocimientos ya aprendidos en el pasado, me podían pasar varias cosas: o bien tenía suerte y me acordaba “de cabeza”, o bien a lo mejor me sonaba el tema y recordaba por dónde podía haber archivado documentación sobre ese asunto, o bien al final tenía que volver a empezar de cero.

vacaciones y GTD

Hoy es 29 de septiembre, día de huelga general en España. Y yo hago huelga. No voy a explicar aquí cuales son mis motivos para sumarme a la jornada reivindicativa, sólo comentaré, como he dicho por Twitter, que no podía quedarme sentado en mi despacho, siguiendo con mi rutina de trabajo, un día en el que se protesta por el desmantelamiento del modelo de Estado de Bienestar que yo había heredado, y que mis hijas no conocerán. No quería sentirme cómplice de las reformas que se están llevando a cabo, no sabría cómo explicárselo después a mis hijas.

Pero he querido aprovechar este día de huelga, en el que no voy a trabajar, para reiniciar la actividad en el blog. Actividad que había quedado en “stand by” desde hace ya más de dos meses.

Poco antes de las vacaciones, leí un artículo de Daniel Aguayo en El Canasto en el que planteaba que “cuando hagas las cosas de forma distinta harás reajustes en tu pensamiento”. Como en todo esto soy un aprendiz, lo que hago es que cuando leo algo que me resulta interesante y lógico intento ponerlo en práctica. Y eso hice en esta ocasión. Se me ocurrió que podía aprovechar las vacaciones para cambiar los hábitos, probar cosas distintas y desconectar.

GTD: trabajando con información

Presentaba el otro día el método GTD, enfocándolo hacia los posibles beneficios para los funkzionatas. Continuo hoy, tras unos días de inactividad bloguera, con la serie que espero ir publicando por aquí.

A ver si adivino: en tu trabajo, para hacer las cosas que tienes que hacer, tienes que manejar información, información y más información. ¿A que sí? Esta información será de lo más variopinta: que si hay un procedimiento que se debe seguir, que si tal documento cumple o no los requisitos de tal norma, que si faltan tantos días para que venza tal plazo, que si tienes que tratar tales asuntos con una persona en cuanto la veas, que si tienes que informar a no sé quien sobre esto o sobre aquello… información y más información. ¿Y dónde está toda esa información?, ¿qué?, ¿en tu cabeza?… A ver, a ver… A que adivino: en más de una ocasión has metido la pata por olvidar aquello que no tenías que olvidar. Y te preocupa que vuelva a pasar. Seguramente te habrás autoconvencido de que, claro, es normal… «con la cantidad de cosas que tengo que llevar pa’lante, algún error es normal». Pero te preocupa volver a equivocarte, volver a olvidar algo.