La innovación se produce al aplicar la creatividad con éxito (Alberto Aranda).
La creatividad se aprende igual que se aprende a leer (Ken Robinson)
Tenemos que innovar, estoy convencido. Y en la Administración Pública, más aún. No cabe otra opción, pues si seguimos haciendo las cosas como siempre se han hecho, obtendremos los mismos resultados que siempre se han obtenido. Sigue leyendo
Pues eso, que como no me animo a escribir bajo la url «gestionuniversitaria20«, por mucho que le cambiara el nombre al blog por aquello de «funkziona universidad!«, pues me he decidido a cambiarle la carcasa al juguetito. Y es que eso es lo que quiero que sea el blog para mí: un juguetito con el que divertirme, y sobre todo experimentar. Así que me paso a FunkziUni, mi nuevo blog al que le quiero dar una impronta mucho más personal. No quiero que nada me coarte al decidir sobre qué escribo, y mucho menos yo mismo.
Uno de los cambios que me he propuesto para este nuevo intento es el de ser más escueto y espontáneo; no quiero pensar tanto lo que escribo, sino más bien escribir lo que se me antoje. Además, una de las excusas que me he estado poniendo para no escribir es lo de siempre: no tengo tiempo. Así que, para ir rompiendo el hielo, pues eso, que me aplico el cuento, y como no tengo más que decir, corto y cierro.
¿Será verdad eso de que a la tercera va la vencida?
adaptación de la imagen "indiana" de playfotomobil.com
¿Sabes qué es VERIFICA? Si es así, y lo sufres como yo, te compadezco. VERIFICA es desde hace ya algunos meses mi sombra, mi pesadilla, mi vida… VERIFICA es el motivo por el que permanezco out del mundo virtual.
VERIFICA es el programa desarrollado por ANECA para la evaluación y verificación de los títulos universitarios oficiales. VERIFICA puede decirse que es una de las consecuencias del llamado proceso de Bolonia. Una de las responsabilidades que asumí al incorporarme al puesto que ocupo es la coordinación de las solicitudes de verificación de todos los títulos oficiales de postgrado de mi Universidad. Claro que en aquél momento no sabía que esta tarea consumiría ya no sólo la mayor parte de mi jornada laboral, sino la práctica totalidad de mi tiempo (dentro y fuera de la jornada de trabajo) y mis energías.
He sido, y aún sigo siendo, sufridor de las múltiples disfuncionalidades de un sistema de verificación que se estrenaba; desde la descoordinación de las instituciones responsables del programa (Consejo de Universidades y Agencias Nacional y Autonómica de Evaluación), hasta la incomprensión por parte de los responsables de los títulos en mi Universidad, pasando por el extravío de documentación.
Y, sin embargo, después de todo, sigo viendo las bondades de Bolonia. A pesar de todas las disfuncionalidades, me sorprendo cuando observo que algunas de los criterios contemplados en el programa VERIFICA se consideran como algo nuevo, o más aún, cuando algunos responsables de títulos cuestionan la necesidad de tener en cuenta unas pautas básicas a la hora de diseñar los planes de estudio.
Pero eso sí, por favor, que termine ya el proceso de verificación!! Necesito pasar página, necesito conducir mi rumbo.
La cuarta y última línea que identificaba en mi propuesta, denominada «transparencia», podría entenderse como una extensión de la garantía de la calidad. Como una línea que parte de los resultados obtenidos en los procesos de evaluación, y pone a disposición de los grupos de interés toda la información (cruzando el eje central), consiguiéndose sólo así una verdadera transparencia. Pero la transparencia conecta también con la gestión. Supone también una puesta a disposición del cliente de los resultados obtenidos con la gestión realizada por los responsables. Y obviamente conecta con la proximidad a los clientes. Porque toda esta información debe ser fácilmente accesible.
Para dotar de los máximos niveles de transparencia a los distintos programas y proyectos gestionados por el Centro, se debe poner a disposición de los grupos de interés la máxima información posible, especialmente sobre sus resultados.
Los responsables de los distintos programas y proyectos, así como los órganos de gobierno, deben disponer de información útil para la toma de decisiones. Los Sistemas de Información a la Dirección basados en DataWarehouse pueden suponer un punto de inflexión en este sentido. Con la ayuda de estos sistemas se facilitaría la realización de comparaciones interanuales de los datos, así como cruzar indicadores académicos con otros de índole económica, de personal, etc. Estos sistemas permiten facilitar mayor información, no sólo a los responsables de los programas y proyectos, sino que pueden incrementar también la transparencia de la información requerida por la sociedad sobre la actividad y gestión de la Universidad.
Son muchas las Universidades que están avanzando en esta dirección. Pero será necesario un proceso continuo de evolución de los sistemas para incorporar indicadores realmente útiles. Evolución que debe ir acompañada de un uso eficiente de los sistemas transaccionales (bases de datos y aplicaciones de gestión).
Pero, al mismo tiempo, los resultados que generen las decisiones adoptadas con la ayuda de la información disponible, deberían ser igualmente puestas a disposición de los grupos de interés. Juega aquí un papel importante la web del Centro. Se deberían establecer los mecanismos necesarios para que la información esté disponible de la forma más rápida posible y permanentemente actualizada.
Los objetivos planteados en esta línea son:
1. Garantizar la publicación periódica de información actualizada relativa a los sistemas de garantía de la calidad de los programas y proyectos gestionados por el Centro, así como del proceso de rendición de cuentas sobre los resultados de la gestión
2. Desarrollar instrumentos de información a la dirección que faciliten la toma de decisiones.
Foto de setlord79 en FlickrCon bastante demora, continuo hoy con la propuesta sobre la organización de un Centro universitario. En esta ocasión le toca el turno a la tercera línea estratégica, «gestión ágil», la cual tiene por objeto la búsqueda de mecanismos para dar soluciones rápidas y satisfactorias a las necesidades y expectativas de los clientes.
Para conseguirlo sería conveniente desarrollar protocolos de actuación que simplifiquen y normalicen los procedimientos administrativos. Estos protocolos deberían elaborarse teniendo en cuenta, en caso de que exista, el marco delimitado en los Manuales de los Sistemas de Garantía Interna de Calidad, a los que se hacía referencia en la línea estratégica anterior.
Sin duda, los protocolos de actuación ayudarían a homogeneizar los procedimientos y los criterios de actuación. Ayudarían a hacer una gestión más predecible, facilitando a los clientes la realización de los trámites que deban llevar a cabo. Y esto no es poco. Pero estos protocolos, por muy bien desarrollados que estén, requerirían en la mayoría de los casos, la intervención de un buen número servicios administrativos. Por muy bien que se tenga definido cuál es el procedimiento que se debe seguir en cada caso, si para llevarlo a cabo es necesario derivarlo a otro servicio administrativo, el control sobre el proceso se habrá esfumado.
Para garantizar una respuesta ágil, el Centro debería tener la máxima autonomía posible. Se trataría de optimizar el proceso administrativo asumiendo el Centro una parte importante de su propia gestión, de forma que genere una mayor competencia, autonomía y responsabilidad en la administración y gestión de sus recursos y de su información.
Se ganaría así, por un lado, simplicidad y homogeneidad de los procedimientos administrativos y por otro, autonomía en la gestión. Tendríamos de esta forma ya una gestión más ágil. Más predecible. Una gestión que daría soluciones más rápidamente a las necesidades de los clientes. Tendríamos una administración más ágil, pero al fin y al cabo, no dejaría de ser una administración que sólo se pone en marcha cuando lo solicita el cliente. Tendríamos más de lo mismo, pero más rápido. Pero, si tan predecible fuera esta gestión, ¿por qué esperar a que el cliente solicite aquello que se puede prever? ¿Y por qué no anticiparnos a las necesidades de los clientes? Estaríamos hablando de proactividad. Estaríamos hablando de pasar de una administración que actúa cuando se le requiere, a una administración que se anticipa a las necesidades de sus clientes.
Para instrumentar medidas de proactividad, la gestión de la información es primordial. No se podrán implantar mecanismos que permitan anticiparse a las necesidades de los clientes, si previamente no se lleva un control de cuáles son cada uno de los hitos de los procesos. Un control de cuándo se producen estos hitos y en qué circunstancias.
Los objetivos que planteo en esta línea estratégica son:
1. Desarrollar protocolos de actuación incorporando medidas que permitan anticipar las necesidades del cliente.
2. Incrementar la autonomía en la gestión del Centro, desconcentrando en él una parte importante de su propia gestión.
Se identifican de esta forma dos líneas de actuación: protocolos de actuación y autonomía en la gestión.
Una vez que en la próxima entrada defina la cuarta y última línea estratégica (transparencia), tengo intención de describir las líneas de actuación propuestas, recopilando en forma de bitácora el plan completo e incorporando los ajustes que vayan siendo necesarios realizar para superar los posibles obstáculos. Pero vayamos poco a poco.
Ilustración de Javi SanchoContinuo con la propuesta, en esta ocasión le toca el turno a la segunda línea estratégica, «garantía de calidad». En el contexto actual, derivado de la convergencia al Espacio Europeo de Educación Superior, la Universidad española está haciendo un clara (y obligada) apuesta estratégica por la calidad, la acreditación externa y la mejora continua de sus programas formativos. Apuesta que se ha visto reforzada con la entrada en vigor del Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales, al establecer el capítulo VI de dicha norma un procedimiento de verificación y acreditación preceptivo para la aprobación de títulos oficiales, que deberán someterse además a una evaluación cada 6 años, mediante los protocolos establecidos por la ANECA.
Fruto de ello, las Universidades están implantando, auspiciadas por la ANECA y su programa AUDIT, Sistemas de Garantía Interna de Calidad (SGIC). Con estos sistemas se pretende garantizar de modo responsable la calidad de las distintas titulaciones. Se trata de establecer procedimientos formales para revisar y mejorar los programas formativos, con objeto de que se ajusten lo mejor posible a las necesidades y expectativas de los grupos de interés.
El desarrollo de los Sistemas de Garantía de Calidad, exige un equilibrio adecuado entre las acciones promovidas por las propias Universidades (esto es, la Garantía Interna de Calidad) y los procedimientos externos de evaluación, auditoria y certificación llevados a cabo por las Agencias (lo que constituye la Garantía Externa de Calidad); v.g., ENQA (para el espacio europeo), ANECA (para el territorio nacional) y las Agencias autonómicas de Evaluación.
El mantenimiento de un estatus caracterizado por la apuesta por la certificación de calidad requiere un esfuerzo permanente y continuo en la garantía de la calidad de los distintos programas, esfuerzo que requiere la implicación de todos los agentes (responsables académicos, gestores, profesores, etc.). Los SGIC vienen a plantear, en este sentido, un doble objetivo: el primero, incrementar el número de las acreditaciones externas de los programas ya implantados, dotando a los mismos de un sistema de garantía de calidad acorde con las exigencias del programa AUDIT y a los criterios establecidos en el protocolo del programa VERIFICA, ambos de la ANECA; el segundo, velar por el establecimiento de unos niveles de calidad y excelencia en las propuestas de implantación de nuevos programas y por su aseguramiento mediante el seguimiento, análisis y publicación de resultados. Una vez implantados los correspondientes programas, deberán someterse a un proceso de evaluación con el fin de mantener su acreditación.
Para garantizar un alto nivel de calidad en los programas, se debe ofrecer una organización y gestión basadas en la eficacia y la eficiencia de sus procesos, dotada de órganos de seguimiento y control que proporcionen los máximos niveles de garantías, participación y transparencia. Ello obliga a los Centros gestores a realizar un conjunto de actividades encaminadas a asegurar la calidad, ya no sólo de los programas formativos gestionados, si no también de los servicios administrativos prestados. En este sentido cobran fuerza los procesos de evaluación EFQM que vienen desarrollándose al amparo de los distintos planes autonómicos, como, por ejemplo, el Plan Andaluz de Calidad de las Universidades. Pero este proceso es continuo, se debe velar por que se lleve a cabo un proceso de mejora continua.
Mediante la siguiente figura intento representar todo este sistema de garantía de calidad:
Fig.3 - Sistema de Garantía Interna de Calidad
Resumiendo, los objetivos planteados en esta línea estratégica son:
1. Dotar a los programas formativos de un Sistema Interno de Garantía de Calidad certificado según el programa AUDIT de la ANECA.
2. Incrementar el número de acreditaciones externas en los programas formativos ya implantados y asegurar la acreditación de las nuevas propuestas, de acuerdo con el procedimiento y los criterios establecidos en el programa VERIFICA de la ANECA.
3. Maximizar los niveles de resultados en las evaluaciones de los programas formativos y asegurar la renovación de las acreditaciones, de acuerdo con el procedimiento y los criterios establecidos por la Agencia de Evaluación correspondiente.
4. Incrementar el número de Menciones de Calidad de los programas de doctorado concedidas y asegurar la renovación de las actuales, así como la obtención de los máximos niveles de resultados en su seguimiento.
5. Velar, a través de las Comisiones internas de Calidad, por la calidad y mejora continua de la organización y gestión de los procesos administrativos.
Cada uno de estos objetivos se identifica con una línea de actuación: (1) sistema interno de garantía de calidad, (2) programa VERIFICA, (3) acreditación de la Agencia de Evaluación, (4) mención de calidad y (5) mejora continua de los procesos administrativos, respectivamente.
Como decía al relacionar open government y universidad, la convergencia al Espacio Europeo de Educación Superior (EEES) está provocando grandes cambios en el sistema universitario español. Cambios que pueden suponer una oportunidad para iniciar una evolución del modelo de funcionamiento. Evolución que, en mi opinión, sería interesante iniciarla mediante la puesta en marcha de proyectos experimentales. En esta línea recientemente he planteado una propuesta para la implantación de un modelo «abierto» de gestión en un centro universitario, cuya justificación y rasgos definitorios describo a continuación. Comienzo así una serie de post en los que, a modo de cuaderno de bitácora y bajo la etiqueta de «propuesta», pretendo ir describiendo el proceso mediante el cual se van implantando las distintas medidas que contempla el plan, así como los obstáculos y resistencias que vayan apareciendo. Empecemos.
Para dar una respuesta ágil y participativa al EEES en la organización de la oferta formativa, sería conveniente propiciar la participación de los estudiantes, los profesores y la sociedad empleando los mecanismos que las TIC ponen a nuestra disposición. Pero si además se pretende promocionar, como promueve el EEES la movilidad de los estudiantes y la internacionalización de los estudios universitarios, estos mecanismos de participación deberían de ser accesibles desde el exterior.
La agilidad de las respuestas tiene una relación muy directa con la capacidad de gestión de los centros universitarios. Es por ello conveniente, en mi opinión, otorgar a éstos la mayor autonomía posible en la administración y gestión de los recursos y de la información.
Por otro lado, la entrada en vigor del Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales, supone la necesidad de impulsar las activades conducentes a la evaluación y acreditación, con objeto de otorgar una garantía de la calidad, instrumentada mediante la acreditación externa y la mejora continua de los programas formativos.
En línea con lo anterior, y conectando con la necesidad de rendir cuentas sobre la gestión, cobran fuerza los sistemas de información con los que se pueda realizar el seguimiento de los planes de calidad, generando para ello indicadores útiles para la toma de decisiones y la gestión de la calidad. Indicadores cuyo fin último sería su publicidad con objeto de maximizar la transparencia.
La web debe ser un instrumento de comunicación dotado de un gran número de servicios. Debe ser un instrumento de gestión y explotación de la información. Un instrumento que permita, además, explotar la información mediante un sistema de sindicación de contenidos. Asimismo, es necesario implantar un sistema de administración electrónica con el objeto de cumplir, en 2010, las exigencias establecidas por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
Para afrontar estos retos se podría desarrollar un plan de actuación en el que se señalen las acciones que se deberían llevar a cabo. La finalidad que, en mi opinión, debería perseguir este plan de actuación (objetivo general) sería «planificar unas líneas generales de organización del trabajo mediante las cuales se logre prestar un servicio más accesible, cercano y participativo, comprometido con la garantía de la calidad tanto de los programas formativos como de los procesos del Centro, que procure satisfacer las necesidades y expectativas de los grupos de interés con la mayor agilidad posible, y que ofrezca en todo momento información útil tanto a éstos como a la dirección».
Este plan debería configurarse en torno a un eje central formado por el conjunto de clientes[1], a los cuales debe orientarse toda la actividad desarrollada. Este conjunto está constituido por: los estudiantes, a los que van dirigidos tanto las propias enseñanzas de los distintos programas formativos, como los servicios administrativos gestionados por el Centro; los profesores, tanto los que participan en la docencia como en la dirección y coordinación de los distintos programas, así como los que lo hacen en la fase de elaboración de las propuestas formativas; y la sociedad, cuyas necesidades formativas son el objetivo final de la configuración de los distintos programas y a la que van dirigidos los conocimientos adquiridos por los estudiantes.
Fijado este eje central, el plan de actuación podría vertebrarse a través de cuatro líneas estratégicas que confluyan en aquél, y que represento en la siguiente figura:
Figura 1 - Eje y líneas estratégicas
Cada una de estas líneas estratégicas se compone de una serie de objetivos que identifican las líneas de actuación a partir de las cuales se definen las acciones a desarrollar para afrontar con éxito los retos planteados. En próximos post describiré cada una de estas líneas estratégicas. Por hoy lo dejo aquí.
Durante el último año se ha hablado mucho en la blogesfera pública sobre el concepto de open government (oGov). Como Javier Llinares, soy optimista y creo que la oGov va a impulsar la transformación de la Administración Pública en los próximos años. En su blog describe la idea de la siguiente forma:
Open government (oGov): define la forma de relacionarse entre la Administración Pública y los ciudadanos, que se caracteriza por el establecimiento de canales de comunicación y contacto directo entre ellos.
Una oGov es aquella que entabla una constante conversación con los ciudadanos con el fin de oir lo que ellos dicen y solicitan, que toma decisiones basadas en sus necesidades y preferencias, que facilita la colaboración de los ciudadanos y funcionarios en el desarrollo de los servicios que presta y que comunica todo lo que decide y hace de forma abierta y transparente.
Iñaki, de Administraciones en Red, añade a la conversación con los ciudadanos «también a las demás administraciones, y a otras organizaciones colaboradoras». Para él, los principales rasgos de la oGov son los siguientes:
- Las administraciones «open» escuchan las conversaciones que ya se están produciendo en la red sobre lo público, contribuyendo en ellas cuando su aportación pueda enriquecer la iniciativa surgida desde la ciudadanía.
- Las administraciones «open» conversan con la ciudadanía, promoviendo su participación activa y teniendo en cuenta su opinión en la toma de decisiones.
- Las administraciones «open» conversan entre sí, colaborando en el diseño y en la ejecución de las políticas públicas, en el diseño y en la prestación de los servicios públicos, y compartiendo recursos y servicios comunes.
- Las administraciones «open» conversan con las organizaciones colaboradoras, con y sin fines de lucro, estableciendo alianzas de colaboración público-privada generadoras de valor social.
- Las administraciones «open» comparten la información y el conocimiento, con el único límite de la protección y privacidad de los datos, y promueven la cultura colaborativa de la ciudadanía y de las empresas.
- Las administraciones «open» utilizan y promueven la utilización de las herramientas de la web 2.0 y del software libre, favoreciendo un rol activo de la ciudadanía en la generación de contenidos y contribuyendo al desarrollo de programas de uso gratuito para la comunidad.
- Las administraciones «open» promueven la generación del contexto adecuado en el que aflore la iniciativa social y se produzcan conversaciones entre la ciudadanía, las empresas, las organizaciones sin fines de lucro y los agentes sociales en general, para obtener respuestas satisfactorias a las necesidades y demandas de la sociedad. Y participan en la conversación cuando su aportación pueda facilitar o mejorar las soluciones a obtener.
- Las administraciones «open» anteponen el interés general de la ciudadanía a los particulares de los partidos políticos, los cuerpos funcionariales, los sindicatos, los lobbies empresariales y demás grupos de presión.
- Las administraciones «open» facilitan el crecimiento personal y profesional de todas las personas involucradas en su funcionamiento, entendiendo que la administración son «personas al servicio de las personas» y que la satisfacción individual contribuye a la de la comunidad.
- Las administraciones «open» experimentan, asumen riesgos e innovan, en un camino sin fin (beta permanente) hacia una sociedad mejor.
Para evolucionar a este nuevo paradigma es necesario, como dice Javier Llinares, un cambio cultural, un cambio en los procesos, así como en la organización y forma de relacionarse las Administraciones Públicas. Cambios éstos ante los que, en mi opinión, las Universidades Públicas se encuentran en una situación privilegiada. Y es que es difícil encontrar una Administración Pública en la que su tamaño posibilite más los cambios necesarios que en las Universidades; en la que el grado de participación y exigencia sea superior al de la comunidad universitaria; en la que la generalización de las TIC esté más extendido que en los campus universitarios.
Al hilo de esto último, el pasado día 6 la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE) presentó el informe UNIVERSITIC 2008: las TIC en el sistema universitario español. En él se pone de manifiesto que las TIC se están utilizando de manera generalizada en todas las Universidades y constituyen un elemento fundamental en las tareas de investigación, en el proceso de enseñanza y aprendizaje y como apoyo a la administración y dirección universitaria.
Por otro lado, la convergencia al Espacio Europeo de Educación Superior está provocando grandes cambios en el sistema universitario. Cambios que suponen para la Universidad española nuevos retos cuya resolución exige consensos renovados. Para lograr estos consensos se ha elaborado la Estrategia Universidad 2015, como instrumento abierto que permita a la Universidad española hacer un diagnóstico de su situación actual, definir su posicionamiento en el horizonte del año 2015 y diseñar las líneas de actuación necesarias para alcanzar sus objetivos.
Quizás por ello, el momento actual sea una oportunidad para iniciar un cambio en el modelo de funcionamiento. Quizás sea el momento de iniciar el proceso de evolución del sistema. Evolución que, en mi opinión, sería interesante iniciarla mediante la puesta en marcha de proyectos experimentales para después, en función de los resultados, desarrollar un Plan Estratégico de Universidad 2.0.
Hace unos días, a través de un comentario en Administraciones en Red, anunciaba mi intención de iniciar un blog en el que iría desgranando las ideas principales de un proyecto que recientemente he elaborado para una universidad pública. Decía entonces que esto sucedería si el proyecto llegaba a buen puerto. Pues bien, la luz verde se ha encendido; espero que el color no cambie a ámbar a las primeras de cambio. Quienes trabajamos para la Administración sabemos que el hecho de aprobarse una propuesta no significa que ésta vaya a llevarse a cabo en los términos exactos en los que se ha planificado.
Este blog nace con objeto de recoger ideas y reflexiones sobre la gestión y administración de la universidad pública, enfocadas a la búsqueda de vías para su evolución a modelos de open government. Y es que, en mi opinión, toda Administración Pública debería tender a abrirse. Debería tender, no sólo a escuchar a la comunidad, sino a propiciar su participación en la toma de decisiones. Sobre este tema, llevan tiempo hablando, entre otros, alorza, Iñaki, Javier Llinares, ocortes y Carlos Guadian. Desde hace ya algún tiempo vengo siguiéndolos y ahora doy el paso para unirme a la blogesfera pública.
Sé que puede parecer pretencioso iniciar un blog con la esperanza de que pueda convertirse en un foro de discusión. Sé que lo normal habría sido crear un blog personal, en el que podría hablar, si es lo que me interesa, sobre la Gestión Universitaria y su evolución a modelos 2.0. Pero es que, de momento, es únicamente sobre este tema sobre el que tengo especial interés en hablar y, sobre todo, escuchar. De ahí que, como digo en la presentación del blog, invite a participar a quién, como yo, tenga interés en este tema. Sería fabuloso poder compartir esta herramienta con otros gestores de universidad. Pero caben aquí profesores, investigadores, estudiantes, padres y madres, empleadores, así como cualquier otro miembro de la sociedad. Todos, de una u otra manera, se ven afectados por los servicios de la universidad.
El proyecto al que antes hacía referencia consiste en un plan de actuación para evolucionar el modelo de gestión de un centro universitario hacia la open government. Pero, como decía, habrá que ir desgranándolo poco a poco. Intentaré para ello ir publicando entradas con cierta periodicidad. No me puedo comprometer a postear con la frecuencia que me gustaría; las circunstancias no lo permiten. Prefiero empezar despacio que asfixiarme en el intento. Soy nuevo en esto, pero afronto el reto con ilusión. Espero no defraudar(me).
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